Sterbeurkunde nachbestellen oder ersetzen

Es kann vorkommen, dass Sie nach einem Todesfall weitere Exemplare der Sterbeurkunde benötigen oder dass eine bereits ausgestellte Urkunde verloren geht. In beiden Fällen können Sie die Sterbeurkunde beim zuständigen Standesamt nachbestellen. Das Verfahren ist unkompliziert und folgt den gleichen Regeln wie die Erstbeantragung.

Sterbeurkunde verloren — Was nun?

Wenn Sie eine Sterbeurkunde verloren haben oder diese beschädigt wurde, besteht kein Grund zur Sorge. Sterbeurkunden können jederzeit erneut beim Standesamt beantragt werden. Der Eintrag im Personenstandsregister bleibt dauerhaft bestehen, sodass auch nach Jahren noch eine neue Ausfertigung möglich ist.

• Zuständig: Das Standesamt, das die Sterbeurkunde ursprünglich ausgestellt hat. Dies ist in der Regel das Standesamt am Sterbeort der verstorbenen Person.
• Kosten: Die Gebühren für eine Nachbestellung entsprechen den Kosten der Erstausstellung — also ca. 10–15 Euro pro Exemplar.
• Bearbeitungsdauer: Wie bei der Erstbeantragung beträgt die Bearbeitungszeit in der Regel ein bis sieben Werktage, je nach Auslastung des Standesamts.

Nachbestellung beim Standesamt

Die Nachbestellung einer Sterbeurkunde ist auf mehreren Wegen möglich. Sie können persönlich beim Standesamt vorsprechen, den Antrag schriftlich per Post senden oder — bei vielen Standesämtern mittlerweile — online über das jeweilige Serviceportal beantragen.

Für die Nachbestellung benötigen Sie folgende Angaben:

• Vollständiger Name der verstorbenen Person (Vor- und Familienname, ggf. Geburtsname)
• Sterbedatum
• Sterbeort
• Registriernummer der ursprünglichen Sterbeurkunde (falls bekannt)

Darüber hinaus müssen Sie Ihre Antragsberechtigung nachweisen. Antragsberechtigt sind dieselben Personen wie bei der Erstbeantragung: Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Kinder, Eltern und andere direkte Angehörige sowie Bevollmächtigte mit entsprechendem Nachweis.

Wie lange werden Sterbeurkunden aufbewahrt?

Sterbeurkunden werden nicht unbegrenzt beim Standesamt verwahrt. Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt und bestimmen, an welche Stelle Sie sich wenden müssen.

• Personenstandsregister: Die Sterberegister werden 30 Jahre lang beim zuständigen Standesamt aufbewahrt. In diesem Zeitraum können Sie dort jederzeit eine neue Ausfertigung beantragen.
• Nach 30 Jahren: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Register an das zuständige Staatsarchiv (Landes- oder Stadtarchiv) übergeben. Eine Nachbestellung ist dann über das Archiv möglich.
• Ältere Sterbefälle: Bei Sterbefällen, die länger als 30 Jahre zurückliegen, wenden Sie sich direkt an das Landesarchiv oder Stadtarchiv des jeweiligen Bundeslandes.
• Sonderfälle — Kirchenbücher: Vor der Einführung der standesamtlichen Beurkundung im Jahr 1876 wurden Sterbefälle in Kirchenbüchern dokumentiert. Für diese historischen Einträge sind die jeweiligen Kirchenarchive oder Bistumsarchive zuständig.

Internationale Sterbeurkunde

Wenn Sie die Sterbeurkunde im Ausland vorlegen müssen, kann eine mehrsprachige Urkunde die einfachste Lösung sein. Diese wird nach dem Wiener Übereinkommen ausgestellt und in mehreren Sprachen gedruckt, sodass sie von zahlreichen Ländern ohne zusätzliche Übersetzung anerkannt wird.

• Die internationale Sterbeurkunde wird beim gleichen Standesamt beantragt, das auch die deutsche Urkunde ausstellt.
• Die Gebühr beträgt ca. 10–15 Euro.
• Viele europäische Länder und weitere Vertragsstaaten akzeptieren diese Urkunde direkt, ohne dass eine gesonderte Übersetzung erforderlich ist.

Sterbeurkunde übersetzen und apostillieren lassen

Falls die mehrsprachige Urkunde für Ihre Zwecke nicht ausreicht, benötigen Sie eine beglaubigte Übersetzung oder eine Apostille — je nach den Anforderungen des Empfängerlandes.

• Beglaubigte Übersetzung: Die Übersetzung muss von einem vereidigten oder öffentlich bestellten Übersetzer angefertigt werden, damit sie im Ausland rechtlich anerkannt wird. Die Kosten liegen je nach Sprache und Umfang bei ca. 30–80 Euro.
• Apostille: Für Länder, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, genügt in der Regel eine Apostille als Echtheitsbeglaubigung. Diese wird vom zuständigen Landgericht oder Regierungspräsidium ausgestellt und kostet ca. 25 Euro.
• Legalisation: Für Länder, die nicht dem Haager Übereinkommen angehören, ist eine Legalisation über das Auswärtige Amt erforderlich. Dieses Verfahren ist aufwendiger und kann mehrere Wochen dauern.

Weiterführende Informationen

Wenn Sie eine Sterbeurkunde zum ersten Mal beantragen möchten, finden Sie in unserem Artikel Sterbeurkunde beantragen eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung. Einen Überblick über alle anfallenden Gebühren bietet unser Artikel Was kostet eine Sterbeurkunde?